Добро пожаловать на Новости образования 25.04.2019 г. | 19:36

Как правильно писать электронное письмо?

  • 01.07.2010 г. | 19:34

Почтальоны жалуются, что люди перестают писать письма. Даже открытки к праздникам присылают все реже.

В действительности сейчас и направляем и получаем гораздо больше писем и открыток, чем наши родители и бабушки. Но пишем их в электронном виде. А для "белых воротничков", которые весь день сидят за компьютерами, продвижение по служебной лестнице нередко зависит и от эпистолярного таланта. Особенно, если человек работает в региональном представительстве и общается с центральным офисом лишь "мейл". Электронная переписка имеет свои правила, и если хотите, чтобы ваше письмо не обозначили как спам, а дочитывали до конца, стоит их придерживаться.

Основное правило письмо - пишите коротко и по сути, это же не времена Евгения Онегина. Чтобы передать много информации - прикрепляйте ее отдельными файлами. Но указывайте "во вложенном файле найдете то-то и то-то", иначе нет гарантии, что адресат их откроет.

Когда пишите делового письма - четко указывайте тему. Никаких "привет", "добрый день" в графе "тема" не должно быть. Человек, который получает десятки електронок за день, преимущественно просматривает только темы. Заинтересовала - читает письмо полностью. В большинстве почтовых сервисов есть возможность настроить отчеты о доставке и прочтении - когда ваш "мейл" прочтут, вы получите соответствующее сообщение. И если письмо очень важен, и вам зависит на том, чтобы его посмотрели как можно быстрее, - позвоните.

Начинать электронный, как и любое письмо, нужно с обращения к адресату. Скажем, "Добрый день, Иван Иванович. Настройте почту так, чтобы каждое ваше сообщение заканчивалось "с уважением", "с наилучшими пожеланиями" и т.д. Если пользуетесь корпоративной электронке, в конце добавьте визитку (имя, должность, контактные телефоны), чтобы вам не приходилось каждый раз дописывать телефоны вручную.

Нередко хитрит и одинаковые письма рассылаем сразу нескольким адресатам. Скажем, поздравления с праздниками. В таком случае следует скрывать список получателей (используйте опцию "скрытая копия". Человеку, получила письмо, лучше не знать, что такое же сообщение вы отправили всех, кто есть в вашей адресной книге.

Если отвечаете на вопросы, или оставляйте текст входящего сообщения или скопируйте именно вопросы и пишите ответ под ним. Иначе человек, адресовала вам вопрос, может не сориентироваться, о чем речь. Вряд ли она переписывается только с вами.

Психологи советуют не злоупотреблять заглавными буквами. Если хотите выделить какое-то слово или предложение - воспользуйтесь полужирным шрифтом или подчеркиванием. Если писать целый абзац большими буквами, у получателя сложится впечатление, что на него кричат. Смайлики и специфический сленг, используемый, переписуючись с друзьями, в служебных письмах следует избегать, даже если у вас дружеские отношения с коллегой. И сплетничать электронке, особенно о руководстве, не стоит. В большинстве компаний начальство имеет возможность просматривать всю почту, которую присылают и получают работники.

Как правильно писать электронное письмо? | 0 Комментарии | Создать учётную запись

Следующие комментарии принадлежат тем, кто их опубликовал. Этот сайт не несёт ответственности за содержание комментариев.


Функции пользователя

Войти

С нами:

Гости: 18

Лучшее


Что нового

СТАТЬИ за последние 24 часов

Новых статей нет

КОММЕНТАРИИ за последние 2 дней

Нет новых комментариев

Poll

Независимое тестирование

Как Вы считаете, улучшило ли качество образования в Украине внедрение независимого тестирования?

  •  Да
  •  Нет
  •  Сложно сказать

Результаты
Other polls | 1,233 voters | 10 Комментарии